Colaboração

6 maneiras de tornar suas reuniões virtuais mais eficientes

As reuniões de trabalho estão se tornando cada vez mais eletrônicas. Embora  as reuniões on-line ou virtuais  possam ser convenientes, elas também prejudicam a responsabilidade dos participantes, oferecendo mais espaço para perder a atenção. Quando as pessoas estão distraídas, as reuniões perdem o foco e exigem mais tempo para a repetição. Para manter suas reuniões e sua programação em dia, considere estas seis dicas e transforme sua rotina.

1. Agenda – Independentemente de onde os participantes da reunião estejam localizados, é importante que todos estejam na mesma página. Inclua os tópicos da reunião no corpo do seu convite de agenda ou envie um documento por e-mail 24 a 48 horas antes do horário marcado. Isso fornecerá a todas as partes a chance de definir suas expectativas em relação às metas da reunião. E sim, se você é o destinatário de uma agenda de reuniões, leia! Mesmo se você estiver familiarizado com o projeto ou tópicos de discussão, poderá aprender informações importantes sobre as perspectivas ou preocupações na mesa.

2. Prepare suas informações – Se a sua reunião tem uma agenda definida ou não, verifique se você sabe quais são seus objetivos. Antes da reunião, compile quaisquer notas ou informações básicas que você possa precisar fazer referência, bem como quaisquer perguntas. Ter uma lista preparada ou um conjunto de marcadores aliviará a pressão de pensar em qualquer questão no local, além de permitir que você se envolva com a discussão em mãos. Sinta-se livre para anotar perguntas na agenda, se houver uma, ou configurar o seu documento de anotações antes do tempo com metas iniciais.

3. Solucione problemas com sua tecnologia – Confirme que todos os seus equipamentos estejam funcionando. Se você precisar de internet para acessar sua conferência ou seus e-mails e anotações relacionados à reunião, verifique sua conexão!

4. Compartilhar é cuidar – Se você estiver revisando qualquer informação com recursos visuais ou estatísticas, ou se estiver referenciando documentos externos, certifique-se de que todos possam acompanhar. Configure um compartilhamento de tela para direcionar a atenção do público e manter todos na mesma página. Lembre-se de desativar qualquer email, telefone ou programas de mensagens para evitar que as notificações atrapalhem o andamento da reunião.

5. Seja direto – Um dos desafios das reuniões on-line é saber quem está prestes a falar ou quem precisa participar. Para evitar confusões com relação a quem está com o controle da palavra, direcione as perguntas para um participante específico. Se o trabalho foi realizado em grupo, questione também os outros integrantes do projeto se eles têm algo a acrescentar.

6. Perigos de personalidade – Reuniões on-line, por telefone ou virtuais podem ser um empecilho, por que você não tem linguagem corporal para ler como as pessoas estão respondendo ou se estão acompanhando. Para remediar a possibilidade de perder o foco das pessoas, mantenha sua personalidade preparada.

Não importa o formato da reunião, não há necessidade de se perder no shuffle virtual. Ao ser preparado e engajar seus colegas, suas reuniões serão claras e de acordo com os seus objetivos.

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